La création d’une association n’est pas obligatoire pour participer à Trek Zone. Toutefois, une association peut être indispensable si vous prévoyez de démarcher des sponsors et d’organiser des événements pour financer votre aventure.
En effet, créer une association procure de nombreux avantages. En donnant un nom à votre projet et en le personnifiant, l’association simplifie les relations avec vos sponsors, vos partenaires et avec les collectivités. L’association conforte votre crédibilité vis-à-vis des entreprises, mais aussi de toute personne susceptible de vous aider dans votre projet. En effet, ils préféreront par exemple financer votre association plutôt que vous personnellement. L’association permet aussi d’ouvrir un compte bancaire spécifique à votre projet facilitant ainsi la gestion de votre budget. Vous pourrez émettre des factures de sponsoring pour la comptabilité des entreprises qui vous financeront. En outre, si vous souscrivez une assurance en responsabilité civile pour votre association, vous serez couverts en cas de dommages survenus à l’occasion des événements et manifestations que vous organiserez.
Avantages de l’association :
- Facilite les relations avec vos sponsors, partenaires et les collectivités.
- Accroît la crédibilité de votre projet vis-à-vis des entreprises
- Permet d’ouvrir un compte bancaire spécifique à votre projet
- Permet d’émettre des factures de sponsoring
- Possibilité de souscrire une assurance responsabilité civile
- Permet d’accéder aux subventions octroyées par les administrations, les collectivités locales, les établissements publics, etc.
Participer sans créer d’association
Il est tout à fait possible de participer à Trek Zone sans créer d’association. C’est notamment le cas si vous financez votre projet vous-même, sans faire appel à des sponsors ou subventions, ou que vous le faîtes financer entièrement par une entreprise. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de créer une association, ni d’ouvrir un compte bancaire spécifique à la gestion de votre projet. En revanche, vous ne pourrez faire appel à des financements extérieurs (sponsors, subventions…) car vous ne pourrez émettre de facture.
Processus de création d’une association :
Pour créer votre association, vous devrez :
- Choisir le nom de votre association, idéalement le même nom que celui de votre équipe pour faire correspondre tous les noms que vous utilisez (nom d’association, comptes sur les réseaux sociaux, nom d’équipe…). Attention : le nom ne doit pas déjà être utilisé par une autre association. Il est recommandé de vérifier sur le site du Journal officiel ou du Répertoire National des Associations qu’aucune association ne porte déjà le nom que vous souhaitez utiliser.
- Rédiger les statuts de votre association.
- Déterminer le siège social de votre association.
- Déclarer votre association. La déclaration peut être faite en ligne, par courrier ou sur place directement auprès de votre préfecture de département.
Toutes les étapes de création d’une association sont largement documentées sur de nombreux sites internet, comme sur le site officiel du Service-Public.fr.
Rédiger les statuts de votre association
Les statuts sont l’acte de naissance de l’association. Ils comportent les informations décrivant l’objet (ou le but) de l’association et ses règles de fonctionnement. Les statuts doivent être fournis lors de la déclaration de votre association.
Les statuts doivent mentionner :
- Le titre, l’objet, la durée et le siège social de l’association
- Les conditions d’admission et de radiation de ses membres
- Les règles d’organisation, de fonctionnement de l’association, et détermination des pouvoirs attribués aux membres chargés de l’administrer
- Les conditions de modification des statuts et conditions de dissolution de l’association
- Les règles d’attribution des biens de l’association en cas de dissolution (volontaire, statutaire, judiciaire ou par décret)
Plutôt que de rédiger vous-même les statuts de votre association, vous pouvez utiliser un modèle et l’adapter à votre association.
Vous pouvez utiliser :
- le modèle officiel de statuts sur le site www.associations.gouv.fr. Ce modèle est annoté et vous donne des informations utiles pour rédiger les statuts de votre association.
- le modèle officiel de statuts sur le site service-public.fr
- un modèle de statuts spécifique pour une association participant à Trek Zone avec le Procès-Verbal d’assemblée constitutive
Les statuts doivent être signés par au moins deux représentants (Président et Trésorier a minima). Une fois complétés et adaptés à votre association, vous devrez les imprimer pour les signer. Il vous faudra ensuite les numériser afin de les importer lors de la déclaration en ligne de votre association.
Créer une association
La création d’une association est très facile en France. La déclaration en ligne ne prend que quelques minutes.
- Connectez-vous sur le site Service-Public.fr et accédez au formulaire en ligne de création d’une association. Cliquez sur Accéder à la démarche en ligne. Si vous n’avez pas de compte sur Service-Public.fr, vous devrez créer un compte association.
- Une fois votre compte créé et validé, accédez à nouveau à la démarche en ligne de création d’association. Il vous sera demandé de choisir un nom pour votre espace. Vous pouvez utiliser le nom de votre future association.
- Renseignez vos informations personnelles : civilité, nom, prénom. Cochez Oui à la question « Êtes-vous membre du conseil d’administration de l’association ? » et sélectionnez votre fonction au sein de votre future association. À noter qu’il faut au moins un Président et un Trésorier pour créer une association. Indiquez enfin votre profession : si vous êtes étudiant, indiquez Étudiant.
- Renseignez le nom de votre association. Dans l’idéal, il faut utiliser le nom de votre équipe pour faire correspondre tous les noms que vous utilisez (nom d’association, comptes sur les réseaux sociaux, nom d’équipe…). Attention : le nom ne doit pas déjà être utilisé par une autre association.
- Ajoutez l’objet de votre association. L’objet social d’une association correspond à l’activité pour laquelle elle a été constituée. Il s’agit plus précisément des motifs ayant incité les fondateurs à créer une association. L’objet social présente le but de votre association et sera publié au Journal Officiel. Dans votre cas: vous souhaitez participer à l’aventure Trek Zone. Vous pouvez alors écrire : « Participer à Trek Zone, une course d’orientation géante dans le désert du Sahara et organiser des actions solidaires en faveur des populations isolées du désert Marocain. » L’objet social est libre.
- Indiquez l’adresse du siège social de votre association (domicile de l’association).
- Ajoutez l’identification du gestionnaire. Ce peut être le deuxième membre de votre association, par exemple le Trésorier ou le Secrétaire.
- Renseignez les coordonnées de votre association : adresse mail, numéro de téléphone.
- Indiquez la date de l’assemblée constitutive. Toute association est créée lors d’une assemblée de ses membres. Vous pouvez indiquer la date de début de votre projet ou la date du jour. Toutefois, cette date doit correspondre avec la date que vous renseignerez dans le Procès Verbal de l’Assemblée constitutive que vous fournirez en pièce jointe.
- Si vous avez un site internet ou un blog, vous pouvez ajouter le lien de votre site internet. Sinon, cliquez sur Non.
- Cochez Non à la question « L’association dont vous déclarez la création est-elle une union/fédération d’associations ? ».
- Ajoutez les personnes en charge de l’administration de votre association : a minima un Président et un Trésorier.
- Importez les documents nécessaires à la création de votre association : les statuts ainsi que le procès-verbal de l’assemblée constitutive. Un modèle est mis à votre disposition. Attention, le modèle doit être complété avec les informations de votre association et de chacun de ses membres, et signé avant d’être envoyé.
La déclaration en ligne n’est pas la seule manière de créer une association. Vous pouvez aussi déclarer votre association directement en préfecture. Pour cela, vous devrez compléter le Cerfa 13973-03 de Création d’association et le déposer à la préfecture de votre département accompagné de toutes les pièces utiles à la création de votre association:
- les statuts
- le procès-verbal de l’assemblée constitutive
- une enveloppe affranchie de 20g avec l’adresse de gestion de votre association.
Délai de création d’une association :
Le greffe des associations délivre un récépissé dans les 5 jours suivant la remise du dossier complet de déclaration de création. Votre déclaration est publiée au Journal officiel des associations et fondations d’entreprises environ 8 jours après la réception du récépissé. Il faut compter trois semaines supplémentaires pour obtenir un numéro SIREN.
Rejoindre une association
À défaut de créer une association, vous pouvez aussi intégrer une association déjà existante comme l’association des étudiants de votre école (BDE), une association sportive au sein de laquelle vous allez mener votre projet, l’association d’une ancienne équipe ayant participé à Trek Zone… Plusieurs équipes peuvent également créer ensemble une même association. Toutefois, il est recommandé d’ouvrir des comptes bancaires différents pour simplifier la gestion financière des équipes.
Ouvrir un compte bancaire
L’un des principaux objectifs de la création d’une association est la possibilité d’ouvrir un compte bancaire spécifique à votre association.
Ouvrir un compte bancaire spécifique à votre projet est une étape incontournable, déjà parce que les entreprises préfèrent faire un chèque sur le compte de votre association plutôt que sur votre compte personnel, mais aussi parce qu’avoir un compte bancaire propre à votre projet facilite beaucoup la gestion de votre budget puisque toutes les opérations sont faites sur le même compte.
Ouvrir un compte bancaire a un coût. Vous pouvez donc démarcher plusieurs banques afin de trouver le meilleur tarif. Ce premier démarchage peut être l’occasion de négocier un premier partenariat : une aide financière, un don de matériel (objets publicitaires, impressions…). Les banques sont très sollicitées, mais accompagnent souvent les projets locaux associatifs. Certaines banques comme le Crédit Agricole ou le Crédit Mutuel ont des Conseils d’administration de sociétaires (clients) qui subventionnent les associations.
Dans le cadre de la préparation, seuls les services bancaires de base vous seront utiles : un système de gestion de compte en ligne et d’un chéquier. Pendant l’événement en revanche, vous aurez besoin au minimum d’une carte bancaire pour les dépenses diverses.
Documents nécessaires pour ouvrir un compte bancaire :
- un exemplaire des statuts certifiés conforme de votre association
- une copie du récépissé de déclaration fourni par la préfecture
- une copie de l’avis de constitution publié au Journal Officiel, un extrait du procès-verbal de l’assemblée générale à l’issue de laquelle les responsables du compte ont été désignés
- les différents documents liés à l’identité et à la domiciliation des responsables
- Démarchez les banques de votre ville et demandez à ouvrir un compte bancaire pour une association. L’ouverture et le tenue d’un compte bancaire représentent un coût. Vous pouvez comparer le coût dans chaque banque avant de faire votre choix.
- Prenez rendez-vous pour l’ouverture d’un compte bancaire dans la banque de votre choix. La banque vous fournira la liste des pièces nécessaires pour ouvrir un compte.
- Apportez les documents nécessaires à l’ouverture du compte bancaire conformément à la liste des documents nécessaires fournie par la banque.
- N’oubliez pas de demander à la banque une subvention pour votre projet. Vous pouvez négocier a minima la gratuité des frais bancaires sur la première année.
Un délai d’une semaine à 15 jours est nécessaire pour l’ouverture d’un compte bancaire. Une fois votre compte ouvert, les codes d’accès en ligne, ainsi que les moyens de paiement (carnet de chèques ou carte bancaire) vous seront envoyés dans les jours qui suivent.
Vous pouvez aussi ouvrir votre compte bancaire sur une banque en ligne comme Boursorama ou Hello Bank. Certaines banques en ligne proposent des offres intéressantes (parrainage…) pour les nouveaux clients.
