Pour réaliser votre dossier de sponsoring, vous pouvez utiliser Microsoft Word, Microsoft Powerpoint, Adobe Indesign, ou l’application gratuite Canva.

1 Page de garde

La page de garde est la première que le futur sponsor va découvrir. Elle doit donc donner envie d’ouvrir le dossier pour en savoir plus. Elle doit être épurée et contenir l’essentiel :

• Le nom de l’association.
• Un titre qui définit clairement le projet.
• La date et la durée du projet s’il s’agit d’un événement précis.
• Un logo s’il existe.
• Des couleurs attrayantes.
• Une police claire et lisible.

2 Présentation de votre association, de votre équipe et de vous !

La deuxième page consiste à présenter votre association ainsi que ses membres qui formeront votre équipe à Trek Zone.

Cette partie doit contenir :

• Les informations sur votre association : sa date de création et de publication au journal officiel, son objet… L’objectif est de crédibiliser votre démarche.
• La genèse de votre projet : comment vous avez connu Trek Zone et ce qui vous a donné envie d’y participer ?
• Les valeurs que vous portez
• L’objectif de votre projet
• La présentation de chaque membre de l’équipe : prénom, âge, origine géographique, statut professionnel, photo… Expliquez la motivation qui l’a poussé à participer à Trek Zone (le goût de l’aventure, l’attrait de la compétition, l’envie d’aider les populations du désert…)
• Les outils de communication que vous utilisez : comptes sur les réseaux sociaux, site internet, cagnotte en ligne…
• Les démarches notables que vous avez déjà réalisées et qui peuvent rassurer le potentiel sponsor quant à votre capacité à réaliser vos objectifs.

3 Présentation de l’événement

L’entreprise ne connaît probablement pas Trek Zone. Vous devez donc présenter cet événement en étant le plus clair possible et en mettant l’accent sur les aspects qui vont le plus intéresser l’entreprise :

• Les chiffres-clés sur l’aventure
• La retransmission en direct sur les plateformes de streaming Twitch et Youtube Live
• La participation de célébrités (anciens candidats de Koh Lanta et Pekin Express, influenceurs…)
• La compétition avec la cagnotte à gagner

Vous pouvez vous inspirer de la présentation officielle de l’événement sur la page Concept du site officiel.

N’oubliez pas d’inclure :

• les dates
• le programme
• le lieu et le déroulement de l’aventure
• ainsi que toutes les informations pratiques qui pourraient intéresser l’entreprise.

4 Présentation des actions solidaires

L’une des particularités de Trek Zone est que c’est un événement solidaire en faveur des populations isolées du désert Marocain. Vous allez donc participer à trois actions solidaires :

• la plantation de palmiers
• l’acheminement de la valise solidaire
• le repas solidaire.

Parce qu’en vous soutenant, l’entreprise sponsor va indirectement contribuer à la réalisation de ces actions, il est important de mettre l’accent sur les actions solidaires. Toutes les informations sur les actions solidaires sont disponibles sur la page Concept du site officiel.

5 Présentation du budget (ou plus largement des besoins de votre association)

Inclure un budget dans votre dossier de sponsoring est un élément essentiel pour établir la confiance, montrer la transparence financière et convaincre les sponsors potentiels que leur soutien sera bien utilisé dans le cadre de votre projet.

Votre budget doit lister tous les coûts de votre projet, mais aussi les recettes que vous prévoyez d’obtenir. L’objectif est de rendre votre projet viable aux yeux des entreprises et de montrer que la participation d’entreprises est déterminante à la réalisation de ce projet.

6 Présentation des avantages pour une entreprise de vous sponsoriser

L’objectif d’un dossier de sponsoring est d’inciter les entreprises à vous aider dans la réalisation de votre projet. Il faut donc vous mettre à la place des entreprises et essayer de lister toutes les raisons qui pourraient les pousser à vous financer :

• bénéficier d’une visibilité
• toucher un public cible
  
• être précurseur dans un événement original et moderne
• dynamiser et fédérer l’entreprise et faire vivre une aventure aux collaborateurs
• améliorer son image (écologie, solidarité, jeunesse…)
  
• etc.

Cette partie doit donc lister tous les avantages et contreparties que vous proposez pour les sponsors qui vous soutiendront.

• Un tee-shirt avec le logo de l’entreprise que vous porterez pendant le trek
• Des publications sur vos réseaux sociaux : Facebook, Twitter, Instagram, blog…
• Un article de journal valorisant le sponsor
• Le logo sur tous vos supports de communication (dossier de sponsoring, site internet…)
• Des invitations à votre soirée de remerciements
• Un reportage photo ou vidéo
• Une présentation dans l’entreprise
• Une photo du logo de l’entreprise dans le désert
• Une visibilité sur les plateformes de streaming Twitch et Youtube Live
• etc.

Vous devez être imaginatifs et trouver les contreparties qui seront les plus attrayantes pour vos potentiels sponsors.

7 Propositions concrètes de partenariat

Vous pouvez enfin lister les propositions concrètes de partenariat que vous proposez. Toutes les entreprises ne vous soutiendront pas de la même manière ou du même montant. Il peut être judicieux de prévoir plusieurs niveaux ou formules de partenariats pour récompenser les entreprises en fonction de l’aide qu’elles vous octroient.

Par exemple, chaque équipe porte le nom de son sponsor principal (celui-ci peut être une cause, une association, ou une entreprise). Le nom de l’entreprise est donc visible sur le classement général et dans la présentation des équipes sur le site officiel, et sera mis en avant lors des retransmissions de l’événement sur les plateformes de streaming. Cette contrepartie privilégiée peut être réservée à une entreprise à partir d’un certain montant d’aide (par exemple, 1300 € soit 25% de votre budget).

Il est conseillé de proposer des formules de sponsoring et de partenariats adaptées à la taille des entreprises que vous démarchez, par exemple en proposant des contreparties à partir de 20 € pour les commerces et petites entreprises. Toute aide, même minime sera très utile dans votre projet.

Il est important de rester ouvert à la négociation et d’écouter les propositions ou les requêtes des sponsors.

8 Page Contact

La page contact ou page de fin doit contenir :

• les coordonnées de votre association : un numéro de téléphone, une adresse mail, un nom de contact.
• les informations pour vous retrouver sur les réseaux sociaux
• le lien de votre site internet ou de votre collecte en ligne (si vous en avez)
• des photos illustrant votre projet
  
• votre logo d’équipe
  
• et même les logos de vos premiers partenaires afin de montrer que d’autres entreprises vous ont déjà fait confiance.
• Une mention « merci pour votre aide »
  

9 Articles de presse

Si vous avez des articles de presse qui parlent de votre projet, ceux-ci peuvent venir crédibiliser votre démarche auprès des entreprises. Il est alors judicieux de les ajouter en fin de dossier ou en annexe.