Guide de participation

5 Rédiger un dossier de sponsoring

Si vous décidez de financer votre projet de participation à Trek Zone grâce à l’aide d’entreprises sponsors, alors vous devrez rédiger un dossier de sponsoringLe dossier de sponsoring est un document de présentation de votre association, de ses membres, de ses valeurs et de ses objectifs, dans le but de solliciter le soutien financier ou matériel d’une entreprise ou d’un sponsor potentiel.

Ce document est généralement utilisé par les associations dans le cadre d’événements, de projets, d’activités sportives, culturelles ou caritatives, ou d’autres initiatives qui nécessitent des ressources financières ou matérielles. Trek Zone étant un événement culturel et solidaire en faveur des populations isolées du désert (trois actions solidaires sont organisées pendant l’aventure), vous pouvez faire appel à des entreprises sponsors pour financer votre projet.

Le dossier de sponsoring est conçu pour convaincre les potentiels sponsors de l’intérêt vous soutenir. Il doit présenter de manière convaincante les avantages et les retombées que le sponsor peut espérer en échange de son soutien.

Le dossier de sponsoring est généralement présenté lors des démarchages d’entreprises et demandes de subventions aux collectivités.

Le dossier de sponsoring doit être le plus clair et le plus synthétique possible. Il doit présenter :

  1. Page de garde
  2. Votre association, votre l’équipe et vous !
  3. L’événement
  4. Les actions solidaires
  5. Le budget
  6. L’intérêt pour une entreprise de vous aider
  7. Les propositions concrètes de partenariats
  8. Les moyens de vous contacter

Vous pouvez illustrer votre dossier avec des photos de la bibliothèque officielle. Toutes les photos publiées sur les réseaux sociaux et sur le site internet officiel de Trek Zone sont à votre disposition pour votre communication.

Quelques conseils pratiques pour la rédaction du dossier de sponsoring :

  • Faire une introduction en résumant votre projet
  • Ne pas dépasser une dizaine de pages
  • Utiliser des titres pour montrer les points importants
  • Illustrer les propos avec des images (toute utilisation de photo/image doit être autorisée par son auteur)
  • Veiller à la mise en page pour attirer l’attention
  • Utiliser des polices faciles à lire
  • Se relire pour corriger les fautes
  • Se poser toutes les questions autour du projet pour vérifier si le dossier y répond

Un exemple de dossier de sponsoring pour participer à Trek Zone est mis à votre disposition. Vous pouvez le modifier ou vous en inspirer pour créer votre propre dossier de sponsoring.

Réaliser votre dossier de sponsoring

Pour réaliser votre dossier de sponsoring, vous pouvez utiliser Microsoft Word, Microsoft Powerpoint, Adobe Indesign, ou l’application gratuite Canva.

1 Page de garde

La page de garde est la première que le futur sponsor va découvrir. Elle doit donc donner envie d’ouvrir le dossier pour en savoir plus. Elle doit être épurée et contenir l’essentiel :

  • Le nom de l’association.
  • Un titre qui définit clairement le projet.
  • La date et la durée du projet s’il s’agit d’un événement précis.
  • Un logo s’il existe.
  • Des couleurs attrayantes.
  • Une police claire et lisible.

2 Présentation de votre association, de votre équipe et de vous !

La deuxième page consiste à présenter votre association ainsi que ses membres qui formeront votre équipe à Trek Zone.

Cette partie doit contenir :

  • Les informations sur votre association : sa date de création et de publication au journal officiel, son objet… L’objectif est de crédibiliser votre démarche.
  • La genèse de votre projet : comment vous avez connu Trek Zone et ce qui vous a donné envie d’y participer ?
  • Les valeurs que vous portez
  • L’objectif de votre projet
  • La présentation de chaque membre de l’équipe : prénom, âge, origine géographique, statut professionnel, photo… Expliquez la motivation qui l’a poussé à participer à Trek Zone (le goût de l’aventure, l’attrait de la compétition, l’envie d’aider les populations du désert…)
  • Les outils de communication que vous utilisez : comptes sur les réseaux sociaux, site internet, cagnotte en ligne…
  • Les démarches notables que vous avez déjà réalisées et qui peuvent rassurer le potentiel sponsor quant à votre capacité à réaliser vos objectifs.

3 Présentation de l’événement

L’entreprise ne connaît probablement pas Trek Zone. Vous devez donc présenter cet événement en étant le plus clair possible et en mettant l’accent sur les aspects qui vont le plus intéresser l’entreprise :

  • Les chiffres-clés sur l’aventure
  • La retransmission en direct sur les plateformes de streaming Twitch et Youtube Live
  • La participation de célébrités (anciens candidats de Koh Lanta et Pekin Express, influenceurs…)
  • La compétition avec la cagnotte à gagner

Vous pouvez vous inspirer de la présentation officielle de l’événement sur la page Concept du site officiel.

N’oubliez pas d’inclure :

  • les dates
  • le programme
  • le lieu et le déroulement de l’aventure
  • ainsi que toutes les informations pratiques qui pourraient intéresser l’entreprise.

4 Présentation des actions solidaires

L’une des particularités de Trek Zone est que c’est un événement solidaire en faveur des populations isolées du désert Marocain. Vous allez donc participer à trois actions solidaires :

  • la plantation de palmiers
  • l’acheminement de la valise solidaire
  • le repas solidaire.

Parce qu’en vous soutenant, l’entreprise sponsor va indirectement contribuer à la réalisation de ces actions, il est important de mettre l’accent sur les actions solidaires. Toutes les informations sur les actions solidaires sont disponibles sur la page Concept du site officiel.

5 Présentation du budget (ou plus largement des besoins de votre association)

Inclure un budget dans votre dossier de sponsoring est un élément essentiel pour établir la confiance, montrer la transparence financière et convaincre les sponsors potentiels que leur soutien sera bien utilisé dans le cadre de votre projet.

Votre budget doit lister tous les coûts de votre projet, mais aussi les recettes que vous prévoyez d’obtenir. L’objectif est de rendre votre projet viable aux yeux des entreprises et de montrer que la participation d’entreprises est déterminante à la réalisation de ce projet.

6 Présentation des avantages pour une entreprise de vous sponsoriser

L’objectif d’un dossier de sponsoring est d’inciter les entreprises à vous aider dans la réalisation de votre projet. Il faut donc vous mettre à la place des entreprises et essayer de lister toutes les raisons qui pourraient les pousser à vous financer :

  • bénéficier d’une visibilité
  • toucher un public cible
  • être précurseur dans un événement original et moderne
  • dynamiser et fédérer l’entreprise et faire vivre une aventure aux collaborateurs
  • améliorer son image (écologie, solidarité, jeunesse…)
  • etc.

Cette partie doit donc lister tous les avantages et contreparties que vous proposez pour les sponsors qui vous soutiendront.

  • Un tee-shirt avec le logo de l’entreprise que vous porterez pendant le trek
  • Des publications sur vos réseaux sociaux : Facebook, Twitter, Instagram, blog…
  • Un article de journal valorisant le sponsor
  • Le logo sur tous vos supports de communication (dossier de sponsoring, site internet…)
  • Des invitations à votre soirée de remerciements
  • Un reportage photo ou vidéo
  • Une présentation dans l’entreprise
  • Une photo du logo de l’entreprise dans le désert
  • Une visibilité sur les plateformes de streaming Twitch et Youtube Live
  • etc.

Vous devez être imaginatifs et trouver les contreparties qui seront les plus attrayantes pour vos potentiels sponsors.

7 Propositions concrètes de partenariat

Vous pouvez enfin lister les propositions concrètes de partenariat que vous proposez. Toutes les entreprises ne vous soutiendront pas de la même manière ou du même montant. Il peut être judicieux de prévoir plusieurs niveaux ou formules de partenariats pour récompenser les entreprises en fonction de l’aide qu’elles vous octroient.

Par exemple, chaque équipe porte le nom de son sponsor principal (celui-ci peut être une cause, une association, ou une entreprise). Le nom de l’entreprise est donc visible sur le classement général et dans la présentation des équipes sur le site officiel, et sera mis en avant lors des retransmissions de l’événement sur les plateformes de streaming. Cette contrepartie privilégiée peut être réservée à une entreprise à partir d’un certain montant d’aide (par exemple, 1300 € soit 25% de votre budget).

Il est conseillé de proposer des formules de sponsoring et de partenariats adaptées à la taille des entreprises que vous démarchez, par exemple en proposant des contreparties à partir de 20 € pour les commerces et petites entreprises. Toute aide, même minime sera très utile dans votre projet.

Il est important de rester ouvert à la négociation et d’écouter les propositions ou les requêtes des sponsors.

8 Page Contact

La page contact ou page de fin doit contenir :

  • les coordonnées de votre association : un numéro de téléphone, une adresse mail, un nom de contact.
  • les informations pour vous retrouver sur les réseaux sociaux
  • le lien de votre site internet ou de votre collecte en ligne (si vous en avez)
  • des photos illustrant votre projet
  • votre logo d’équipe
  • et même les logos de vos premiers partenaires afin de montrer que d’autres entreprises vous ont déjà fait confiance.
  • Une mention « merci pour votre aide »

9 Articles de presse

Si vous avez des articles de presse qui parlent de votre projet, ceux-ci peuvent venir crédibiliser votre démarche auprès des entreprises. Il est alors judicieux de les ajouter en fin de dossier ou en annexe.

Définir son budget

Définir son budget est une étape incontournable pour tout projet. Il consiste à anticiper toutes les dépenses et les recettes de votre équipe. Un budget vous permettra d’y voir plus clair dans votre préparation afin d’anticiper les coûts et de viser des recettes suffisantes. Votre budget sera également affiché dans votre dossier de sponsoring.

COÛTS

Votre budget doit lister tous les coûts de votre projet :

  • les frais d’inscription 4170 € (1390 € x 3 personnes)
  • l’assurance médicale et rapatriement 45 € (15 € x 3 personnes)
  • le transport A/R pour le Maroc 900 € (300 € x 3 personnes)
  • le matériel d’orientation (boussole…) 30 € (pour l’équipe)
  • les frais divers 255 € (une réserve en cas de dépenses non prévues)

Soit un coût total de 5400 € pour votre équipe (1800 € par personne). C’est un budget estimatif. Chaque équipe/association peut définir un budget différent intégrant plus ou moins de coûts.

Il est préférable de ne pas définir un budget trop important qui pourrait vous démotiver ou faire peur à vos potentiels sponsors. Votre budget doit être le plus proche de la réalité. Les frais d’inscription à Trek Zone incluent la quasi-totalité des frais que vous aurez à supporter puisque tous vos besoins sont pris en charge pendant l’aventure.

RECETTES

En tant qu’événement solidaire en faveur des populations isolées du désert, et ayant créé une association, vous pouvez financer la majeure partie ou la totalité de vos coûts de différentes manières. Votre budget doit donc mettre en évidence les recettes prévisionnelles qui vous permettront de financer les coûts.

Votre budget doit lister toutes les recettes prévisionnelles que vous envisagez pour financer votre projet :

  • sponsoring 2700 € (50% de vos recettes)
  • subventions (collectivités, établissements publics, fondations, concours de projets…) : 600 € (11%)
  • événements caritatifs (lotos, tombolas, repas caritatifs, soirées étudiantes, tournois de sport…) : 1200 € (22%)
  • ventes (vin, saucissons, bracelets, produits alimentaires, opération photo, épices…) : 600 € (11%)
  • dons (collecte en ligne) : 300 € (6%)

Soit un total de 5400 € de recettes prévisionnelles. Le budget prévisionnel est équilibré.

Votre budget peut évoluer tout au long de la préparation. Le budget prévisionnel n’est qu’un objectif théorique et celui-ci peut s’éloigner de la réalité.

Trek Zone

Guides

Vous participez à Trek Zone et vous souhaitez tout savoir sur la préparation et le déroulement de l’aventure. Retrouvez tous nos guides de participation.

1 Créer une équipe

Trek Zone est une aventure en équipe. Les équipes sont obligatoirement composées de 3 coéquipiers

4 Créer une association

La création d’une association n’est pas obligatoire pour participer à Trek Zone. Toutefois, une association

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