Afin de financer votre projet, vous pouvez démarcher des sponsors. Le sponsoring (ou parrainage) consiste pour une entreprise à apporter un soutien financier ou matériel à une association en vue d’en retirer un bénéfice. En contrepartie, l’association s’engage à fournir une prestation de communication ou de publicité.
Trek Zone étant un événement culturel et solidaire en faveur des populations isolées du désert (trois actions solidaires sont organisées pendant l’aventure), vous pouvez faire appel à des entreprises sponsors pour financer votre projet.
Pour trouver des sponsors, vous devrez avoir préalablement créé une association. En effet, le sponsoring étant une dépense de communication, l’entreprise exigera une facture. Vous ne pouvez émettre de facture en tant que personne physique. En revanche, une association, en tant que personne morale, peut émettre des factures.
Définir les partenariats recherchés
Quelques exemples de partenariats :
Créer des formules de sponsoring et lister les contreparties
Quelques exemples de formules :
De 20 € à 100 € (commerces et petites entreprises)
- Publication de remerciements sur les réseaux sociaux
- Invitation à la soirée de remerciements après l’aventure
- Affiche « L’entreprise X soutient Victor, Clément et Sarah » dans l’entreprise.
- 1 Palmier planté au nom de l’entreprise
- Un reportage photo ou vidéo
De 100 € à 500 € (entreprises moyennes)
- Contreparties précédentes
- Le logo de l’entreprise sur le tee-shirt de l’équipe pendant le trek
- Le logo de l’entreprise sur tous les supports de communication (dossier de sponsoring, site internet…
De 500 € à 1200 € (grandes entreprises)
- Contreparties précédentes
- Une présentation du projet à l’occasion d’un événement de l’entreprise
- Un shooting photo avec le logo de l’entreprise dans le désert
- Une vidéo de remerciement de l’entreprise sur les réseaux sociaux
À partir de 1200 € (sponsor principal)
- Le nom de l’entreprise comme nom d’équipe officiel
- Le logo de l’équipe sur les sacs à dos pendant l’aventure
- Le nom de l’équipe lors de la retransmission de l’événement sur les plateformes de streaming
Vous devez être imaginatifs et trouver les contreparties qui seront les plus attrayantes pour vos potentiels sponsors.
Il est conseillé de proposer des formules de sponsoring et de partenariats adaptées à la taille des entreprises que vous démarchez, par exemple en proposant des contreparties à partir de 20 € pour les commerces et petites entreprises. Toute aide, même minime sera très utile dans votre projet.
Il est important de rester ouvert à la négociation et d’écouter les propositions ou les requêtes des sponsors.
Sélectionner les entreprises
Afin de maximiser vos chances, vous devez cibler les entreprises les plus susceptibles de vous aider : les entreprises que vous connaissez par l’intermédiaire de votre réseau familial, amical ou professionnel, les entreprises qui sont proches de chez vous, ou les entreprises qui ont des valeurs ou objectifs communs avec votre projet.
Entreprises proches de votre réseau
Le premier réflexe est donc de parler de votre projet à un maximum de personnes : familles, amis, collègues… Afin de multiplier vos chances de trouver des dirigeants d’entreprises susceptibles de vous aider.
Exemple : « Je participe à une course d’orientation culturelle et solidaire dans le désert et nous sommes à la recherche d’entreprises partenaires. Connais-tu quelqu’un dans ton réseau qui pourrait nous sponsoriser ou nous aider ? »
Si vous ne parlez pas suffisamment de votre projet, vous risquez de manquer des opportunités, d’autant que les premiers partenaires sont les plus difficiles à convaincre. N’hésitez pas à publier régulièrement des messages sur vos réseaux sociaux indiquant que vous recherchez des entreprises pour vous sponsoriser, et parlez de votre projet à chaque occasion qui se présente à vous. Votre réseau peut vous aider à trouver vos premiers sponsors, mais pour cela, vous devez le mobiliser.
Entreprises proches de chez vous
Les entreprises les plus susceptibles de vous soutenir sont aussi celles qui sont les plus proches de vous. Le sponsoring est souvent local. Les petites et moyennes entreprises aiment soutenir des projets qui ont du sens, portés par des personnes originaires de leur zone de chalandise. L’objectif pour elles est aussi d’améliorer leur image sur le plan local. En vous soutenant, elles attendront de vous de devenir de véritables ambassadeurs de proximité. C’est donnant donnant !
Vous pouvez ainsi viser :
- les commerçants et entreprises de votre centre-ville
- les entreprises des parcs d’activité proches de chez vous
- les réseaux d’entrepreneurs de votre ville
Pour toucher les entreprises locales, rien de tel que de se déplacer en personne. Vous pouvez aussi vous rendre sur les lieux de passage des entreprises comme les salons de votre ville (salons de l’habitat, de l’entrepreneuriat…), les restaurants ouvriers ou d’affaire. Ces restaurants sont des lieux privilégiés pour rencontrer des entrepreneurs.
Entreprises qui partagent des valeurs ou objectifs communs avec votre projet
Enfin, vous pouvez viser les entreprises qui partagent des valeurs (dépassement de soi, solidarité, aventure, sport…) ou des objectifs (cibles clientes, image, notoriété…) en commun.
Quelques exemples :
- Un magasin qui vend du matériel de randonnée
- Une entreprise dont la clientèle cible est les étudiants
- Un média actif sur les plateformes de streaming
Entreprises qui sponsorisent d’autres événements similaires
Certaines entreprises sponsorisent déjà d’autres événements. Elles sont donc plus habituées à la démarche de sponsoring. Si leur budget le leur permet, elles peuvent tout à fait décider de sponsoriser un événement supplémentaire.
Il peut être intéressant de regarder les entreprises qui ont sponsorisé des projets similaires au vôtre l’année précédente (événements sportifs, aventures, raids automobiles, autres équipes de Trek Zone…).
Se déplacer dans les entreprises
Même s’il est plus facile d’envoyer un mail ou de passer un appel téléphonique, la manière la plus efficace de démarcher un potentiel sponsor reste de vous déplacer directement dans l’entreprise et de demander à rencontrer physiquement le chef d’entreprise. Le chef d’entreprise ou le responsable communication seront les personnes décisionnaires sur votre demande de sponsoring. Il est préférable d’aller droit au but et de demander à les rencontrer directement.
Le démarchage ne doit pas se limiter à un mail ou à un coup de téléphone. Vous devez toujours solliciter un rendez-vous, car ce n’est qu’au cours d’un rendez-vous que vous pourrez convaincre un éventuel sponsor. Vous devez dans tous les cas coupler votre démarchage d’un mail accompagné de votre dossier de sponsoring et penser à relancer régulièrement par téléphone dans le cas où la réponse n’est pas immédiate.
Si vous décidez de vous rendre dans les entreprises que vous visez sans avoir préalablement pris rendez-vous, préférez un jour ou un horaire qui sera plus favorable à un rendez-vous : en fin de journée, le vendredi ou le samedi. Il faut que le chef d’entreprise ait du temps à vous accorder. Profitez-en pour démarcher toutes les entreprises qui se trouvent à proximité. Vous pouvez organiser des matinées ou après-midi démarchage dans les parcs d’activité ou dans le centre de votre ville. Vous ferez alors du porte-à -porte pour démarcher un maximum d’entreprises.
Si personne ne peut vous recevoir lors de votre porte-à -porte, vous pouvez déposer votre dossier de sponsoring ou demander une adresse mail sur laquelle l’envoyer. Il faudra penser à recontacter ultérieurement l’entreprise (très important !).
Le plus important dans une démarche de sponsoring est de ne jamais se démoraliser. Oui, vous allez rencontrer des refus. La majorité des entreprises ne donnera pas suite ou ne vous répondra même pas. Mais certaines vous soutiendront. Ainsi, plus vous ouvrirez de portes et plus aurez de chance de trouver vos futurs sponsors. Fixez-vous un objectif ! Par exemple, démarcher 100 entreprises devrait suffire pour trouver les sponsors et partenaires nécessaires pour votre aventure. Ne vous découragez pas ! Vos efforts finiront par payer.
Venir de la part de quelqu'un
C’est une astuce incroyablement efficace lorsqu’on recherche des sponsors. La relation humaine est bien souvent déterminante dans la décision de sponsoriser une association. Si vous avez un lien personnel même indirect avec un chef d’entreprise ou une des personnes décisionnaires au sein d’une entreprise, alors vous avez beaucoup plus de chances de conclure un partenariat. D’où l’importance d’utiliser son réseau !
À chaque démarchage, à chaque rencontre avec un chef d’entreprise, posez cette question : « Connaissez-vous dans votre réseau des entreprises qui pourraient nous soutenir ? »
Les chefs d’entreprise ont souvent dans leurs réseaux de nombreux entrepreneurs. Même s’ils ne peuvent vous aider financièrement, même s’ils ont refusé votre demande de sponsoring, ils pourront vous rediriger vers d’autres personnes qui, eux, le feront. L’avantage dans cette démarche, c’est que vous pourrez ainsi vous annoncer auprès de cette nouvelle entreprise comme venant de la part de quelqu’un qu’ils connaissent. Votre démarche sera ainsi plus personnelle. Vous établirez tout de suite une relation plus confiante avec la nouvelle entreprise démarchée. Cela maximisera vos chances d’aboutir à un partenariat.
Cela doit devenir un réflexe, car ce réflexe vous ouvrira de nombreuses portes. En faisant comme cela, vous allez progressivement intégrer des réseaux et rencontrer plus facilement des entrepreneurs.
Pensez également à mettre à profit tous les réseaux professionnels des personnes ou entreprises qui vous entourent, que ce soit les réseaux professionnels de votre entreprise, de votre école, de votre association…
Relancer les entreprises
Vous avez démarché de nombreuses entreprises, mais peu vous ont rendu réponse. Vous devez les relancer ! C’est une étape très importante. Peu d’entreprises sponsorisent dés le premier contact. Il faut souvent relancer les entreprises pour décrocher un sponsoring.
En relançant les entreprises que vous avez contactées :
- Les entreprises reçoivent souvent de nombreuses demandes de sponsoring et peuvent être occupées. En relançant, vous montrez que votre demande est importante pour vous et que vous êtes sérieux dans votre démarche.
- Le processus de sponsoring implique souvent le développement de relations avec des entreprises. En relançant, vous montrez que vous êtes déterminé à établir une relation positive et durable.
- Parfois, le moment de votre première demande n’était pas idéal pour l’entreprise. La relance peut être l’occasion de proposer une nouvelle perspective ou un nouveau calendrier qui pourrait mieux correspondre à leurs besoins.
Vous pouvez les relancer par téléphone, par mail ou en vous déplaçant directement dans l’entreprise.
Exemple de mail de relance
Bonjour,
Nous nous sommes déplacés, il y’a deux semaines, dans votre entreprise [NOM DE L’ENTREPRISE] pour vous présenter notre projet [NOM DE L’ASSOCIATION] visant à participer à l’événement Trek Zone en 2024.
Pour rappel, il s’agit d’une course d’orientation culturelle et solidaire dans le désert du Sahara. Notre équipe, composée de Sarah, Victor et Clément, tous les trois originaires de Normandie, représentera l’association [NOM DE L’ASSOCIATION] et participera en octobre 2024. L’aventure dure 7 jours. Nous prendrons part à 3 actions solidaires visant à aider les populations isolées qui vivent dans cette région du désert.
Pour participer à cet événement, nous avons besoin d’aide et nous espérons pouvoir compter sur votre aide via votre entreprise [NOM DE L’ENTREPRISE]. Je me permets donc de vous relancer au sujet de notre demande de partenariat.
Si vous avez besoin d’informations complémentaires, n’hésitez pas à nous contacter par mail ou par téléphone.
Avec tous nos remerciements,
Victor, Clément et Sarah – Association [NOM DE L’ASSOCIATION]
Proposer une solution de repli
Une entreprise a répondu négativement à votre demande de sponsoring. Tout n’est pas perdu ! Cette entreprise peut encore vous aider de différentes manières, par exemple en vous faisant profiter de son réseau.
C’est le moment de poser la question : « Connaissez-vous dans votre réseau des entreprises qui pourraient nous soutenir ? » Même si cette entreprise ne vous aide pas, elle pourrait bien vous rediriger vers une autre entreprise qui, elle, le fera.
Vous pouvez aussi proposer votre plus basse formule de partenariat. « À partir de 20 €, nous avons une petite formule de partenariat qui permet d’acheter un palmier sur place, d’avoir une publication de remerciements sur les réseaux sociaux et d’être invité à notre soirée de remerciements au retour de l’aventure. Est-ce que cela vous plairait ? » Ainsi, vous créez, malgré tout, un nouveau partenariat qui permettra de crédibiliser vos démarchages futurs.
Émettre une facture de sponsoring
L’un des avantages de créer une association est de pouvoir émettre une facture.
Une entreprise qui vous octroie un financement sous forme de sponsoring enregistre la dépense en charge. Cela permet de réduire son bénéfice imposable. Le sponsoring entraîne alors une réduction d’impôts de 15% à 25% selon le taux d’imposition de l’entreprise).
La facture fournie par l’association doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :
- Date de délivrance et numéro de la facture ;
- Nom et adresse de l’association ;
- Nom et adresse du parrain ;
- Le montant final perçu TTC (Toutes Taxes Comprises) : les associations ne sont pas assujetties à la TVA en vertu de l’article 293 B du CGI.
Vous trouverez sur internet de nombreux modèles de facture de sponsoring. Vous pouvez également utiliser le modèle de facture spécifique pour les associations participant à Trek Zone.
