Un loto peut financer à lui seul une partie voire la totalité de votre budget. Toutefois, sa mise en place nécessite de se préparer plusieurs mois à l’avance.

Pour organiser un loto, vous devez:

1. Choisir le lieu. Il est conseillé de choisir un lieu proche de chez vous où vous pourrez mobiliser vos amis et familles (entre 10 et 15 personnes sont nécessaires pour organiser un loto). Vous devez aussi trouver une salle suffisamment grande pour accueillir tous les participants. Le coût de la location d’une salle peut être élevé. Généralement, les associations bénéficient de tarifs réduits pour la location de salles dans leurs villes d’implantation. Vous pouvez demander à la commune de l’un des équipiers ou dans laquelle votre association a son siège social, la mise à disposition gratuite ou négociée d’une salle des fêtes.
2. Fixer une date. Idéalement un week-end où il n’y a pas d’autre loto dans les alentours. Les lotos sont principalement organisés les week-ends (vendredi soir, samedi après-midi ou soir, dimanche après-midi ou soir) de septembre à avril. Tenez compte aussi des dates des grandes fêtes traditionnelles, foires, événements culturels ou sportifs. Évitez les veilles de longs week-ends ou de vacances.
3. Trouver un animateur. L’animateur est la personne en charge du tirage des boules, de l’animation et du bon déroulement du loto. Ce doit être une personne moralement irréprochable, dynamique, aimable et ayant une bonne connaissance du règlement et des pratiques des lotos traditionnels. Certains animateurs sont professionnels et particulièrement reconnus localement. Les habitués choisissent souvent les lotos en fonction de l’animateur.
4. Se procurer le matériel nécessaire au loto. Vous aurez besoin des cartes et cartons, d’un boulier (roue à boules), d’un tableau de suivi, d’un afficheur… Certains animateurs proposent une location du matériel. Vous pouvez aussi emprunter le matériel auprès d’une association qui a l’habitude d’organiser des lotos. Celle-ci pourra vous donner de précieux conseils pour la mise en place de cet événement. Vous aurez également besoin d’un micro et d’enceintes.
5. Trouver les lots. Le nombre de lots est proportionnel au nombre de parties (3 gains par manche et lots de consolation). Vous devrez trouver un nombre de lots proportionnel à la durée de votre loto. Les joueurs de lotos privilégient bien souvent les lotos proches de chez eux, mais sont aussi très attentifs aux lots proposés. Vous devez donc proposer des lots attractifs et surtout utiles. Vous pouvez consulter les listes de lots des lotos à proximité. Certains animateurs proposent des solutions clé en main avec des packs de lots.
6. Lisez les règles du jeu du loto et participez à un loto associatif. Vous découvrirez comment les autres associations organisent leurs lotos. Vous en profiterez pour y déposer vos flyers annonçant votre propre loto.
7. Faire une affiche pour votre loto. La communication d’un loto passe traditionnellement par des affiches et des flyers. Ces supports de communication doivent indiquer : la date, le lieu du loto, le nom de votre association, le nom de l’animateur s’il est connu localement, les horaires du loto ainsi que l’heure d’ouverture des portes, les lots importants, le nombre de parties, le tarif des cartes, s’il y’a une buvette sur place… Vous pouvez vous inspirer de modèles sur internet et réaliser votre affiche sur Word ou Canva. Il vous faudra ensuite imprimer les affiches et flyers auprès d’un imprimeur local (profitez-en pour négocier un partenariat).
8. Communiquer sur votre loto : la communication d’un loto se fait surtout à l’occasion des autres lotos qui se déroulent les semaines précédentes. Le public est souvent le même d’un loto à l’autre. C’est donc lors des précédents lotos que vous devez distribuer vos flyers. Dans les 3 mois qui précèdent votre loto, vous devez aller dans tous les lotos environnants pour distribuer de flyers. Vous pouvez également mettre des affiches de votre loto dans les commerces de votre ville ou dans les lieux de passage (panneaux d’affichage, mairie…). Il faudra aussi mobiliser votre communauté sur les réseaux sociaux. Pour maximiser le bénéfice de votre loto, votre objectif est d’atteindre la capacité maximale de la salle.
9. Trouver des bénévoles. Selon la taille d’un loto, vous aurez besoin d’une vingtaine de bénévoles : buvette et restauration, animation et contrôle des cartes, trésorier ou responsable de caisse, vente de cartes, distribution des lots, accueil et vestiaire, installation et désinstallation du matériel.

En ce qui concerne les lots, deux choix s’offrent à vous : soit vous négociez/achetez vous-même les lots, soit c’est l’animateur qui les fournira. Cette deuxième option est plus facile, car vous n’avez pas à vous préoccuper de la recherche des lots. L’animateur les apporte, mais se finance sur le bénéfice à la fin du loto. Les animateurs professionnels proposent souvent des solutions « clés en main » : lots et cartes. Si vous décidez au contraire de trouver les lots par vous-même, alors vous pourrez réduire le coût des lots en négociant des partenariats avec les magasins et commerces locaux, et ainsi optimiser le bénéfice du loto. Cela nécessitera en revanche du temps de démarchage.

Le jour du loto, vous aurez besoin d’une équipe pour installer les tables, vendre les cartons, contrôler les cartons lors du jeu et gérer la buvette. Compter entre 5 et 10 personnes. Une partie des recettes d’un loto provient de la vente de boissons, sandwichs et sucreries à la buvette. Plus il y aura de participants et plus les bénéfices du loto seront importants. Il faut compter en moyenne entre 10 et 15 euros de dépenses par participant.